歓送迎会の
幹事の仕事は
日程調整から
費用の精算までと
最初から最後までが範囲です。
歓送迎会だと、
送別会と歓迎会の合体版ですから、
気の遣い方も、2倍！
というわけではないですが、
一般的な
幹事の仕事リストをご紹介します。
ご参考に、どうぞ！
歓送迎会の幹事の仕事とは？
歓送迎会の幹事の仕事は、
初めてだと、
けっこう、面倒だと思いますが、
やるべきことがわかれば、
難しいことではないですので、
安心して、挑戦してください！
そこで、
幹事の大役を
難なく実行できるように
仕事リストを時系列、
つまり、
やるべき順番通りに、
リストアップしておきます。
なお、仮の前提として、
企画部の歓送迎会
という設定にしますので
ご自身の所属部署に
置き換えて読んでくださいね。
幹事に任命されたら、
- 1)日程調整を開始
主賓と部長の都合を確認し、
数日の候補日に絞る - 2)企画部の所属員全員に対し、
歓送迎会の開催案内を出す。
候補日を示し、アンケートを取る - 3)アンケートを集計し、
参加者数が最も多い日を
開催日を決定し、参加者数を把握する - 4)集計結果を企画部の所属員に報告。
開催日と参加者数を示し、
参加、不参加の再確認も実行 5)歓送迎会の予算を確認
企画部の部費などからの補助の有無
１人いくら程度の金額の店が妥当かを
企画部長に確認する例えば、
食べ放題、飲み放題で、
１人4,000円まで！
とかの企画部での相場を知ることが
重要なんです。6)歓送迎会の会場である店選びを開始
企画部内で
定番の店が存在しないか
NGの店がないかを事前に確認し、
後で、クレームが出ないようにする予算（例：飲み放題１人4,000円）と
参加者が入れる個室があるなどの
条件に合う店を探しましょう。店選びに関しては、下記ページご参照。
「歓送迎会の店選びは。。。。。」- 7)店が決定したら、
再度、開催日の日時と店を
企画部の所属員全員に連絡し、
最終的な出欠確認し、
参加者数を確定する。 - 8)転勤する人への花束や記念品を
準備するのかどうかを企画部長に確認し、
必要なら、手配しておく。 - 9)歓送迎会の当日は進行役として司会する
進行役としての
具体的な仕事は下記ページご参照。
「歓送迎会の進行は幹事の仕事。。。。。」 - 10)歓送迎会の終了後にお会計をする
- 11)翌日以降に、速やかに、精算する
精算については、下記ページご参照。
[歓送迎会の店選びは予算と精算方法。。。。。」
というのが、
一般的な幹事の仕事リストになります。
歓送迎会の幹事の仕事は日程調整から！
歓送迎会の
幹事の仕事は日程調整から
ということで、
上記の仕事リストでも、
トップに書きました。
そこでも、書いたとおり、
主賓と部長の都合を聞くことから、
日程調整を開始することになります。
主賓とは、
送別会の時は、
人事発令で企画部から、
他の部署に転勤する人
あるいは、
定年などで退職する人が
主賓となり、
歓迎会の時は
人事発令で他の部署から
企画部に転勤してくる人
あるいは、
新入社員として入社してくる人が
主賓となり、
歓送迎会の場合は、
送別会と歓迎会の合体版ですから、
送別会の
時の主賓と歓迎会の時の主賓が
主賓となります。
歓送迎会は、
主賓のための会、イベントですから、
主賓が参加しなくては始まらない！
ということで、
日程調整は、主賓の都合を全面的に
考慮する必要があるわけです。
なお、
上記の仕事リストでは、
部長の都合も聞くとしていますが、
企画部の代表者である部長の参加も
必要不可欠ですので、
主賓と同様に、最優先すべきことなんです。
なお、
転勤していく人
退職する人の場合は、
日程調整時は、
まだ、企画部にいらっしゃるので、
都合を聞きやすいわけですが、
転勤してくる人や
新入社員などは、
まだ、企画部にいらっしゃらないので、
個別に、
電話やメールで都合を
確認しなければならない
という作業も発生しますので、
ご注意ください。
なお、
転勤していく人の転勤先への着任日と
転勤してくる人の企画部への着任日が
ずれてしまう場合もあるため、
送別会と歓迎会を
別の日に行うこともあります。
転勤していく人が
距離的に遠くない部署への転勤の場合は、
歓送迎会にだけ来ていただく
という方法もありますが、
歓送迎会として、
送別会と歓迎会を合体できない場合は、
主賓の立場を考えると、
別々に行う方が無難であると思われます。
歓送迎会の幹事の仕事は精算まで！
歓送迎会の
幹事の
仕事は精算を済ませる！
までが、
一連の仕事になるのが通常です。
精算については
下記ページでもご紹介していますので、
ご参照ください。
「歓送迎会の店選びは予算と精算方法。。。。。」
上記ページでは
一般的な精算方法をご紹介しており、
参加者が
割り勘で支払うことを基本としています。
が、しかし、
世の中には、
累進課税的な精算方法もあります。
それって、何？
何かと言うと、
給料などの収入が多い人が多めに支払う
というルールです。
昔は、
ごく普通の精算方法でした。
つまり、
部長や直属の上司などが
多めの金額を負担する
という精算方法です。
年収300万円の人と、
年収700万円の人が、
会社の行事としての歓送迎会の費用を
割り勘で負担するのは、
ある意味、不公平！
というようなことが
配慮された方法と言えます。
でも、
年収700万円の人でも、
結婚してて、子供が二人いる人だと、
年収300万円の独身より、
自由に使えるお金が少ない！
なんてこともあるので、
公平かどうかは微妙？
と言えるかもしれませんね。
ですから、
部長や上司から、
そのような発言がない限りは、
割り勘で精算しましょう。
なお、
当然ですが、
主賓の方には費用を
請求しないようにしましょう！
って、当たり前ですよね？
歓送迎会の幹事の仕事のまとめ
歓送迎会の
幹事の仕事は
日程調整に始まり、
歓送迎会の
翌日以降の費用精算までです。
郷に入れば郷に従う
ということで、
その所属部署独自のルールが
存在することもありますので、
先輩や直属の上司に確認すべきです。
ローカルルールを把握せずに、
勝手に進めてしまうと、
後で、後悔することになりますので、
事前の確認は必須の動作です。
せっかく、
幹事という仕事をするわけですから、
良い仕事をして、
高く評価してもらいましょう！
コメント