歓送迎会の案内と出欠の確認は主賓からメールでやっちゃおう！

歓送迎会の
案内と出欠の確認は
通常は、
幹事が行うべき重要な役割です。

歓送迎会は、
送別会と歓迎会を
合体させてイベントですから、

主賓は
転勤や退職でなどで出て行く人と
新入社員や転勤で
入ってくる人となりますので、

日程を決めることも含め、
メールを
有効に活用する方法をご紹介します！

歓送迎会の案内と出欠の確認方法とは？

歓送迎会の
案内と出欠の確認は
幹事に任命されたら、
最初に行う仕事になります。

会社や部署によっては、
誰が幹事を務めるかは
色んなルールがあると思いますが、

若い人、
つまり、
入社2年目や所属部署内で一番若い人

などが、
任命されるケースが多いかと思います。

これも、社会経験の一つですから、
気合を入れて、
良い仕事をすることが望ましいわけです。

歓送迎会の幹事とは言え、
会社や所属部のイベント、行事ですから、
業務の一つとして、
真剣に対処してくださいね！

そこで、
お役に立ててればと思い、
幹事としての
歓送迎会の案内と出欠確認方法を

このページで順番にご紹介しますが、

歓送迎会の案内は、
歓送迎会の日程が決まってないと、
正式な案内はできないので、

まず、
所属部や
会社社員の出欠を確認する前に、
やるべきことがあるのです。

次の章で、
その流れというか手順を
ご紹介しますので、ご確認ください。

歓送迎会の案内と出欠確認は主賓から！

歓送迎会の
案内と出欠確認は主賓から！

つまり、
主賓の都合の悪い日に
歓送迎会を行い、
主賓が参加できないなんていうのは、
本末転倒ですからね。

まずは、下記の手順で進めて下さい。

１．日程を決める：

　　１）主賓の都合を確認。
　　　主賓とは
             新入社員や転勤、異動で来る人で
　　　一番最初に
             電話やメールなどで確認します。
　　
　　２）所属部の歓送迎会なら部長の
　　　会社全体の歓送迎会なら
             社長の都合を確認する。

　　３）主賓と部長、
             あるいは社長の都合の良い日から
　　　できれば、２、３日の候補日を決める

　　４）所属部の社員、あるいは、会社の社員に
　　　歓送迎会の開催の案内第1号として、
　　　絞り込んだ候補日を示し、
                都合を〇×などで確認

　　５）所属部の社員、
　　　あるいは、会社の社員が
　　　一番多く参加できる日を集計し、
               開催日を決定する

２．歓送迎会の案内第2号を出す

　　決定した歓送迎会の日程と参加者数を
　　全所属員に伝える
　　これは、最初に、その日は都合が悪いということで、
　　×を付けていた人も、
　　日程調整して、参加するかもしれないですので、
　　全所属員に案内を出すことが良いのです。
　　（店や開始時間などの詳細情報は後日、伝える）

ちなみに、
上記１の３）で、複数の候補日に絞りこんで、
４）で、所属員の都合確認をするとしていますが、

これは、
より多くの人が参加できるようにという配慮です。
なので、ピンポイントで、開催日を決めてしまっても、

ＯＫだと思います。
が、
面倒ではありますが、複数の候補日を示した方が

好印象、
高評価につながると思いますので、オススメです。

また、
上司、あるいは、ボスとして、
所属部の部長、
あるいは、社長に都合を確認する

としていますが、

ここに、
主賓が所属していた部署の課長などの上司
そして、新入社員が配属される部署の上司

なども、あらかじめ、都合を確認するのも
オススメですが、
収集が付かなくなる可能性もありますので、

状況に応じて、事前確認の対象に入れてください。

歓送迎会の案内と出欠確認はメールでOK！

歓送迎会の
案内と出欠確認はメールで
やっちゃいましょう！

ただ、

会社によっては、
全社員が会社のメールアドレスを持ってない
という場合も考えられますので、

そういう場合は、
メールで書く内容と同じものを
紙に印刷し、大至急扱いで、回覧するか、

あるいは、
所属員の一人一人の席に行き、
確認して回るという感じで対応して下さい。

所属員全員がメールアドレスを持っている場合は、
迷うことなく、メールで
案内を出し、出欠の確認を取りましょう！

メールに書く例文としては、

件名：歓送迎会（あるいは、送別会、歓迎会）の
　　  お知らせとご都合の確認

本文：

　　　　各位

　　　　お疲れさまです。

　　　　富士山一郎でございます。

　　　　ご存知の通り、4月1日付けで、

　　　　〇〇太郎さんが、横浜に転出され、
　　　　◇◇五郎さんが、横浜から転入されます。
　　　　そして、
　　　　◎◎陽子さんが、入社されるということで、
　　　　歓送迎会を開催することになりました。

　　　　皆さんにご案内する前に、
　　　　主賓の方、☆☆部長のご都合を確認し、
　　　　下記の通り、候補日を絞り込みました。

　　　　つきましては、
　　　　各候補日の右横に
　　　　〇、×で、ご都合をご記入いただき、

　　　　私まで、ご返信いただきますようお願いします。
　
　　　　なお、
　　　　店の予約の関係上、明日の17時までに
　　　　ご返信いただけると幸いです。
                よろしくお願いします。

　　　　また、主賓の皆さんと☆☆部長は
　　　　ご返信いただかなくても結構です。

　　　　富士山一郎

という感じの文章で、
関係者全員にメールを出せば、ＯＫです。

なお、
〇、×で都合を記入してくれ！
と書いているのに、

△や未定という表現で返信されてきたり、
途中で、変更メールが届いたり、
人数が多いと、集計が大変だったり

することがあるので、

下記のような便利なツールを使う方法もあります。

「伝助」：

無料で利用できますし、
他にも似たようなサービスがありますので、
よろしければ、ご活用ください。

なお、使い方は、当サービスのサイトでご確認下さいね。

歓送迎会の案内と出欠確認のまとめ

歓送迎会、送別会、歓迎会などの幹事は、
社会人として不慣れな2年目の社員などが
任命されることが多いです。

不慣れなことは
誰でもわからないことだらけ
です。

でも、

冷静に手順を理解さえすれば、
誰にでもできることですから、
手順や心得を参考にしてみてください。ガンバです！

なお、

日程が決まって、出欠確認ができたあとの
店選びや当日の進行方法などは、
下記の各ページでご紹介していますので、ご参照ください。

「歓送迎会の店選びは予算と精算方法も決めてからメールで案内しよう！」 

「歓送迎会の進行は幹事の仕事。全体の流れと挨拶の順番が重要です！ 」

「歓送迎会の幹事の仕事は日程調整から精算まで実行すること！」