歓送迎会の店選びは
予算が決まらないと、
着手できないですので、
幹事さんは、まずは、
予算を決めちゃいましょう！
そして、ついでに、
精算方法も決めた上で、
メールを使って
案内しちゃいましょう！
幹事役は面倒ですが、
業務の一つとして、
効率良く、
進めることもできますので、
ご参考にどうぞ！
歓送迎会の店選びは予算を決めてから！
歓送迎会の
店選びは予算が決まらないと、
開始できないミッションです。
幹事さん、
まずは、
予算をはっきりさせましょう！
歓送迎会の幹事は、
だいたい、入社2年目の人や
若手の社員が
任命されることが多いのです。
なので、
経験がなかったり、
不慣れだったりで、
けっこう、
重い役割になってしまいます。
そこで、
参考になればと思い、
手順などをご紹介します。
やるべきことは、
１．所属部の部長あるいは社長に予算を確認する。
会社、あるいは、部によっては、
歓送迎会費用の全額、
あるいは、一部を
所属部あるいは会社が
負担してくれる場合もあるため、
まずは、確認してみてください。
直接、部長や社長に
接する機会ですから、
ガンバです！
仮に、
会社や部が負担してくれない場合でも、
通常は、
1人4,000円まで行こう！
というような指示はもらえると思います。
もし、
具体的な指示が出ない場合は、
1人4,000円程度の予算でいきます！
と伝えておくのが良いでしょう。
２．予算が決まったら、店選び、場所選び
日程と参加者数も決まってるので、
具体的に、
歓送迎会をする店を探せる段階です。
なので、
「さあ、インターネットで検索だ！」
と、調べ始めても良いのですが、
上司や先輩に、所属部や所属会社が
歓送迎会などで、
必ず使う店があるかどうかを
確認した方が無難です。
使う店が
決まってるようだと、ラッキーですが。。。
使う店が決まってないようだと、
次に、
今まで利用した店の中で、
あの店は不評だった！
というような店があれば、
教えていただき、
対象から除外すべきでしょう。
そして、
これまでの傾向も知っておいた方が良いですね。
つまり、
どんな店が好まれるのか？
居酒屋なのか、
中華なのか、
それとも、
いきなり、カラオケボックスなのか
などという情報があった方が、
ジャンルを絞ることができ、
店選びでの失敗確率を
下げることができます。
これに関しては、
所属部の部長や社長に
確認した方が無難でしょう。
そして、
あらかじめ
確認した予算である１人4,000円
という予算で、
開催日に
参加者全員が入れる店を探します。
良い店が見つからない場合は、
後日、キャンセルすることを前提に、
複数の店を仮押さえし、
先輩や上司などの意見をもらって、
仮押さえした店の中から、
最終的に店を決定しましょう。
そして、
店が最終決定したら、本予約をし、
仮予約状態の店をキャンセルします。
自分の判断、独断で
店選びをするというのも、悪くはないのですが、
先輩、上司の意見を聞くのが無難でしょう。
３．念のための確認
1週間前、あるいは、数日前に
予約した店に、
本当に、予約できているかどうかを
念のため、確認する
というような手順で進めると、バッチリ！です。
歓送迎会の店選びの次は精算方法も決めておこう！
歓送迎会の
店選びが終わったら
精算方法も
決めておいた方が、
後日の精算時も
面倒なく済ませられます。
店選びが終わったということは、
費用についても、
決まっていると言えますので、
精算の流れを確認し、
精算方法もイメージしておきましょう。
上記の例のように、
飲み放題で、
１人4,000円の店を20人で予約し、
所属部が部費から、
3万円の補助をしてくれる
そして、退職者への花束代金が5,000円
というような前提を置いた場合、
4,000 × 20 = 80,000円
80,000 + 5,000 = 85,000円
85,000 – 30,000 = 55,000円
という具合に、
55,000円を精算すれば良いわけです。
そして、
単純に、 割り勘にすると、
55,000 ÷ 20 = 2,750円
となりますが、
部長や課長などの管理職が
少し多めに出してくれる
という文化がある場合が
ありますので、
あらかじめ、
先輩などに
確認しておくと良いでしょう。
例えば、
部長と課長が、
5,000円ずつ、出してくれる！
ということであれば、
55,000 – ( 5,000 × 2 ) = 45,000円
45,000 ÷ 18 = 2,500円
というイメ-ジを持っていれば、
後日の精算も簡単ですね。
あらかじめ、準備しておくこともできます。
なお、
通常は、
主賓から費用は徴求しませんから、
上記の
計算結果よりも増えてしまいます。
例えば、
上記では、
45,000円を18人で割ってますが、
主賓が3名だったら、
15人で割るということになります。
まあ、これは当然ですよね？
重要なのは、
上記で例に出した計算ではなく、
会社によっては、
あるいは、上司によっては、
所属員よりも、
多めに払ってくださる人がいる！
ということを
認識しておくのも、名幹事！ですね。
歓送迎会の精算の案内はメールで実行！
歓送迎会の
精算の案内はメールでやる！
もちろん、
各所属員が
メールアドレスを持っていない場合も
あると思いますが、
そういう場合は、
メールで書くべく文章を
印刷して、
回覧するという方法で対処してください。
でも、ここでは
メールを活用することを前提に、
下記にメールの例文を書いておきます。
例えば、
件名：歓送迎会の精算について
本文：
皆さん
先日は、ありがとうございました。
無事に、
歓送迎会を終えることができました。
皆さんのご協力に感謝しております。
なお、
先日の歓送迎会等の費用の精算を
させていただきたく、
ご連絡いたしました。
費用等の詳細は下記の通りです。
店の代金が、１人4,000円でしたので、
【支出】
店への支払い ： 4,000 × 20 = 80,000円
〇〇さんへの花束： 5,000円
合計： 85,000円
【収入】
部費から： 30,000円
【差引精算額】
85,000 – 30,000 = 55,000円
となりますが、
部長と課長のご好意により、
お二人で、
合計10,000円をご負担いただきますので、
55,000 – 10,000 = 45,000円
45,000円を18人で負担することになり、
お１人の負担額は、2,500円
となります。
つきましては、
後ほど、集金にお伺いしますので、
ご準備いただければと思っております。
よろしくお願いします。
という感じのメールを出して、
あとは、集金するだけです。
歓送迎会の店選びや精算のまとめ
歓送迎会の
店選びや精算は
決して、
難しいことではないですので、
上記でご紹介したことを参考にして、
活躍してください！
これも仕事の一つです！
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