社会人になれば、
仕事上、
ビジネスでメールを使うのは
今の世の中、
当たり前！になっています。
でも、
友人、知人、
家族に出すメールとは大違い！
件名の書き方、
マナーとしての挨拶文の書き方、
そして、自分の署名、
つまり、
手紙で言うと、差出人は必須項目です。
そこで、
一般的なマナーを確認しておきましょう。
ビジネスで送信するメールの件名の書き方は？
実は、
ビジネスメールの件名は、
時として、メール本文よりも重要です！
ビジネス上で使うメールの件名は、
普段、
友人、知人、家族などに送る私用メール
つまり、プライベートなメールと
基本的には
同じ意味合い、機能を持ちますが、
表現方法は違います。
友達への
メールの件名と同じノリでは非常識！
プライベートでは、
スマホなどのメールの件名にも
何についてのメールかを
書こうとしますよね？
例えば、
「今度、飲みに行こう！」とか、
「この前はゴメンね」とか、
「お願いがあるんだけど」とか
「教えて！」とか
「今夜の夕食は」とか
ごく簡単に、
メールで
伝えたいことを件名に書きますよね。
ビジネスメールでも、そこは同じです。
ただし、表現方法が違うのです。
お客様や
取引先にメールを出すということは
目的があって、
メールを出すわけですから、
その目的がわかるような件名
にすることが重要です！
世の中には、
スパムメールや
迷惑メールも届くわけですし、
毎日、
たくさんのメールを受け取りますから、
ひと目で、
何についてのメールであるかが
わかった方が、先方も助かりますし、
間違いなく読んでもらうためには、
出す方にも有効です。
例えば、
上司に、
「アポの確認メール」を出しておいてくれ！
と、依頼された時は、
「〇月〇日の打ち合わせの件」
というように具体的な日付を入れる
というような内容の件名となります。
また、
「見積書を送っておいてくれ！」
と、依頼されたら、
「〇〇〇のお見積書を送付いたします」
というように、
何の見積書かわかるように、
という具体的な表現をすることで、
メールを受け取った側も、
重要なメールであるということがわかり、
スムーズな対応を
取ってもらえることになるのです。
要するに、
自分がメールを
受け取った時のことを考えれば
良いのです！
メールボックスの
多数のメールがあった時に
ざっと、件名を見ると思います。
その時に、
一目で重要度がわかれば、
助かりますよね？そんな感じです。
それから、
すぐにでも
メールを読んでもらいたい時は、
メール送信後に、電話を入れて、
「メールを送信しましたので、
ご確認ください」
ということを
伝えるという方法もありますが、
メールだけで完結したい時は、
件名の最初に、
【〇〇〇】というようなカッコを挿入し、
【重要】、【至急のお願い】、【緊急】
というような形で、
強いメッセージを
入れるという方法もあります。
このようなカッコが付いていると、
多数のメールが並ぶ受信ボックスでも
目に留まる可能性が高いからです。
ということで、メールの件名は、
- わかりやすく
- 具体的に
- そして、目を引くような工夫
という点に
気をつけて、書くようにしましょう。
ただし、
【緊急】などの強いメッセージは
多用しないようにしましょう。
多用してしまうと、
本当の緊急時に効果がなくなる
ということにもなりかねませんので、
ご注意を！
タイミング良く、
相手にメールを読んでもらうためには、
件名の書き方は非常に重要なのです！
そこを理解して、
件名を書く事にしましょう！
ビジネスメールのマナーとしての挨拶文は？
今の世の中、
メール、
あるいは、eメール、電子メールは
非常に便利ですから、
ビジネスシーンでも
誰しもが使うようになっています。
一昔前なら、
郵便で封書（レター）を出す
という行動が
インターネットの普及により
メールという形で
お手軽に
レターを出せるようになりました。
でも、
お手軽になったとは言え、
目的は、
昔の封書（レター）と同じですから、
メールにもマナーが必要なのです。
的確に、
内容を伝えることも重要ですが、
ビジネスメールとなると、
メールの冒頭の挨拶文も、
重要なポイントです。
とは言っても、
業務上のメールですから、
プライベートの手紙のように、
時候の挨拶などを書く！
というようなことは必要がなく、
定形の
挨拶文を記入すれば、大丈夫です。
例えば、
宛先（送付先）として、
〇〇〇〇〇株式会社
企画部 △△様
と記入し、
その次に、
挨拶文を入れるのですが、
挨拶というよりも、
お決まりの言葉でいいのです。
挨拶文としては
例えば、
いつも大変お世話になっております。
◇◇◇株式会社の営業部の富士山です。
というような言葉だけで、OKです。
あるいは、
いつも大変お世話になっております。
◇◇◇株式会社の営業部の富士山です。
先日の案件では、
ご配慮頂き、ありがとうございました。
というようなタイムリーな言葉を入れる
ということも好印象につながります。
でも、こういうタイムリーなことがなければ、
いつも大変お世話になっております。
◇◇◇株式会社の営業部の富士山です。
という２行で済ませて、
本文（用件）を書き始めれば、
マナーとしての挨拶文も完了です。
そして、
挨拶文と言えば、
冒頭の挨拶だけではなく、
結びの挨拶文もマナーとしては必要です。
しかし、
結びの挨拶も定型文で問題なし！
です。
例えば、
簡単バージョンだと、
それでは、
今後とも
引き続きよろしくお願いいたします。
という一文でOKです。
また、
メールの用件が
何かを依頼するような内容であれば、
ご面倒だとは思いますが、
ご対応のほど、よろしくお願いいたします。
何かについての回答をお願いしているなら、
ご多忙の中、ご面倒ですが、
ご回答いただければ、幸いでございます。
というような言葉も有効な挨拶文となります。
メールのマナーとしての挨拶文で
冒頭の挨拶は、完全な定型文でOK！
結びの挨拶は、メールの用件に応じて変える！
ということを覚えておくと、便利ですよ。
ビジネスで送付するメールでの署名の仕方は？
ビジネスメールの署名とは
郵便の封書（レター）やハガキで言うと、
差出人ということになりますので、
必要不可欠であり、
ある意味、
名刺の役割を果たすことになります。
ですから、
これも、何も難しくなく、
例えば、
◇◇◇株式会社 営業部
富士山 登
〒110-1111 東京都千代田区○○○ 1-1-1
電話：03-8888-8888 ファックス：03-8888-8889
メールアドレス：fujisannoboru@aaabbcc.com
というような一般的は内容を
メールの最後に記入すれば、OKです。
あまり目立ち過ぎるのは、よくないのですが、
例えば、
下記のような装飾なら、問題ないでしょう。
**************************************
◇◇◇株式会社 営業部
富士山 登
〒110-1111 東京都千代田区○○○ 1-1-1
電話：03-8888-8888 Fax：03-8888-8889
メールアドレス：fujisan@aaabbcc.com
**************************************
なお、
メールの最後には常に上記のような署名を
入れますので、
その都度、書いていると大変ですから、
あらかじめ、
メールソフトに
「署名」として設定しておきましょう。
メールソフトは
会社によって違ってきますので、
「署名」の設定方法も多少違ってきます。
マイクロソフト社のOutlookだと、
「ツール」の
「オプション」の
「メール形式」の
「署名」の
「新規作成」
に、お好みの署名を直接記入します。
この設定さえしておけば、
メールを書く際は、
常に、メールの文末には
署名が自動で表示されます。
他のメールソフトの場合は、
会社の先輩などに確認してくださいね。
ビジネスメールのマナーのまとめ
ビジネスメールのマナーは、
覚えれば、
誰にでもできる内容です。
でも、
知らないと、非常識！
と言われることにもなりますから、
最低限のマナーとして、
- 件名の書き方
- 冒頭の挨拶文
- 文末の挨拶文
- そして、署名
これらについては、
理解した上で、
すぐにでも、実行するようにしましょう。
当然、
メールの本文、用件の書き方は、
ある程度、経験を積まないと、
臨機応変な表現はできないかもしれませんが、
同じような用件を伝えるメールであれば、
メール本文も定型化することも可能です。
でも、
そこは、
経験しながら、覚えていくのが良いでしょう。
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